Prestatiecontracten
Vele bedrijven wensen vanuit managementoogpunt en kostenbeheer om te schakelen van technisch naar functioneel beheer. Outsourcing van het facility management aan een professionele partij komt dan al snel aan de orde. Een voordeel van de uitbesteding aan een partij die gebouwbeheer als kerntaak heeft, is dat de aansturing van het onderhoud aanzienlijk verbetert. ARCADIS biedt de mogelijkheid om het beheer en onderhoud op een andere dan de gebruikelijke wijze vorm en inhoud te geven, namelijk op basis van prestatiecontracten.
PRC
Een groot aantal bedrijven – waaronder Shell, NAM, Aruba Airport Authority N.V. en de Jaarbeurs Utrecht – hebben in samenwerking met ARCADIS het gebouwbeheer op basis van een prestatiecontract uitbesteed. PRC is een advies- en projectmanagementbureau voor de gehele bouwsector. In 2003 is PRC onderdeel geworden van ARCADIS om de expansie en buitenlandse ambities te kunnen verwezenlijken. Hans van Helvoirt, senior consultant bij PRC, is veelal verantwoordelijk voor de invoering van prestatiecontracten bij bedrijven. “Onderdeel van een prestatiecontract is dat de risico’s van het beheer en vastgoedonderhoud inzichtelijk moeten worden gemaakt en geëlimineerd om een redelijke prijs/kwaliteitverhouding te realiseren”, vertelt hij. “Bovendien zorgt een prestatiecontract er voor dat een organisatie de mogelijkheid krijgt om met een minimale tijdsinspanning het gewenste technische en functionele kwaliteitsniveau van de bouw- en installatiedelen te borgen.”
Positieve effecten
De overgang van een inspanningsgerichte naar een resultaatgerichte werkwijze heeft vele positieve effecten. Er komt een eenduidig beeld van de gewenste technische en functionele kwaliteit, wat een efficiënte en doelmatige inzet van de beschikbare financiële middelen voor de instandhouding van de vastgoedvoorraad tot gevolg heeft. Ook wordt een continue balans gerealiseerd tussen realiteit en onderhoudskosten, en de kwaliteit van de gebouwen en gebouwgebonden installaties wordt geborgd met een beperkte personeelsomvang. En ‘last but not least’ zorgt de omschakeling van technisch beheer naar functioneel beheer voor aanzienlijke kostenverlagingen.
Het proces
Bij een prestatiecontract stelt de uitbestedende partij de gewenste technische en functionele kwaliteit vast van de te onderhouden gebouwen en installaties. De uitvoerende partij vertaalt deze eisen naar een plan van aanpak met de bijbehorende kosten. “Het proces is lineair en gaat als volgt”, vervolgt Van Helvoirt. “We starten met het verzamelen van basisgegevens en formuleren vervolgens de uitgangspunten. Op basis hiervan ontwikkelt PRC sturingsmodellen en prestatie-eisen, waarna het prestatiecontract wordt geschreven. Hierna volgt de selectie van de uitvoerder of uitvoerders en wordt een definitieve overeenkomst opgesteld. Tot slot is er de invoering van het prestatiecontract.”
Maatwerk
“Een prestatiecontract is maatwerk”, legt Van Helvoirt uit. “Daarom is een nauwe samenwerking tussen de klant en PRC van groot belang bij het implementeren van een dergelijk contract. Dankzij deze samenwerking kunnen de medewerkers bij de klant zich het model snel en gemakkelijk eigen maken, en kunnen wij onze kennis en ervaring gefaseerd overdragen. Bij een goede implementatie van het prestatiecontract zullen financiële inzichtelijkheid, duidelijkheid in de activiteiten van de dienstverlenende partijen, een correcte aansturing en kostenbesparingen snel worden gerealiseerd.”